5S

Az 5S a rendezett, tiszta, átlátható környezet megteremtésének módszertana, megfelelően stabil alapot képez a ráépülő rendszerek kialakításához. Több mint a rend és a tisztaság, hiszen ez a Lean kialakításának, a szemlélet elsajátításának az első lépése. A sikeresen és megfelelően kialakított 5S rendszer eredményeképpen fejlődik a munkakörnyezet, csökken a nem értékadó munka mennyisége, miközben javul a teljesítmény, a minőség és a hatékonyság.

Az 5S egy olyan folyamat, amelyet mindenki használ, alkalmaz minden nap, bár lehet, hogy a „rutin” miatt fel sem tűnik: a munkahelyen mindennek megvan a helye, minden szerszámot a használat után ugyan oda teszünk vissza. Ezek nélkül a napi „rutinok” nélkül vajon milyen szervezetlenséggel kellene szembesülnünk?

Az 5S elnevezés a rendszer öt lépésének japán neveinek a kezdőbetűjéből áll össze. Minden egyes lépés egy leírt, jól meghatározott tevékenységet jelent, melyet csak az előtte lévő lépcső teljesítése után lehet elkezdeni.

1. lépés: Válogatás

A válogatás célja, hogy az aktuális területen ne maradjon semmilyen felesleges tétel, csak az, ami az aktuális gyártási folyamathoz szükséges, illetve az, amit gyakran használni kell a folyamatokban.

A válogatásban résztvevő összes szereplőt a folyamat elkezdése előtt oktatni szükséges az 5S-ről, valamint magáról az eseményről is. El kell nekik magyarázni, hogy mi a folyamat célja, milyen módszereket fogunk használunk. Ezzel nagymértékben csökkenthető a dolgozói ellenállás mértéke, nőhet a munkavégzés hatékonysága. A válogatás során fontos a dolgozói tapasztalatok bevonása, a szisztematikusság, ha nem akarjuk, hogy a megszüntetni kívánt állapot hamarosan visszaköszönjön.

A válogatás során a kiválasztott területen meg kell vizsgálni minden berendezést, tároló eszközt, szerszámot. Mindent fel kell mérni abból a szemszögből, hogy szükség van-e rá. A válogatás során vigyázni kell arra, hogy ne engedjük a „gyűjtögetési ösztön”, az „egyszer még jó lesz ez valamire” hozzáállást. Megoldás lehet erre a problémára, hogy a szortírozó csapatba a területtől távol dolgozó, független tagokat is delegálunk. A válogatás során nem születik arról döntés, hogy mi legyen a kiválogatott tételekkel, így nem kell azonnal döntést hozni kiválasztott tételek sorsáról. Ennek eredményeképpen szigorúbb lehet a válogatás, kiküszöbölve a hatékonyságot nagyban rontó „mérlegelést”.

2. lépés: Rendszerezés

A rendszerezés célja, hogy a válogatás során hasznosnak bizonyult összes tételhez alakítsunk ki olyan tárolási, elhelyezési struktúrát, amelyben minden eszköz jól láthatóan kerüljön elhelyezésre, könnyű legyen az eszközt felismerni, használatba venni, és egyben nyilvánvaló legyen az eszköz hiányának a ténye. A dolgozónak különösebb oktatás nélkül is tudnia kell, hogy mi hol található, és milyen mennyiség áll rendelkezésre az egyes készletekből.

A rendszerezés során fontos a külső, objektív szemlélő bevonása, mivel nagy valószínűséggel ugyanazok az emberek végzik a rendszerezést, mint akik idáig a területen dolgoztak, és ezért részben a régi, „bevált” elrendezést fogják javasolni.

3. lépés: Tisztítás

A tisztítás célja a már válogatott és rendszerezett munkaterület további fejlesztése azáltal, hogy az minden részletében tiszta, könnyen használható legyen. Ennek következtében, mivel nem fedi el a szennyeződés, a berendezések hibái hamarabb észrevehetőbbé válnak, megszűnik a lerakódások, elkoszolódások miatti problémák jelentős része. Javul a munkamorál is, hiszen mindenki szívesebben dolgozik tiszta, rendezett helyen.

A teljes kiválasztott munkaterületet ki kell takarítani a gépekkel, tárolókkal, asztalokkal együtt. A tisztítás során valamennyi szabad szemmel látható hiba kiszűrhetővé válik, ezért nagyon fontos, hogy minden felfedezett problémát dokumentáljunk.

A tisztítás közben a dolgozók bevonásával meghatározzuk a jövőbeli rendhez szükséges ellenőrzési, takarítási feladatokat. A dolgozók bevonására azért van szükség, mert az utasítások nagy része majd rájuk vonatkozik, és ők rendelkeznek leginkább az észszerű tisztítási és ellenőrzési utasítások kialakításához szükséges tapasztalattal is.

4. lépés: Szabványosítás

A szabványosítás célja az első három lépés során kialakított hatékony, jó állapotot követése, ellenőrzése, a „régi állapot visszarendeződésének” a megelőzése.

Amíg a dolgozók nem részesülnek oktatásban az új feladatokra, és nem hívják fel a figyelmüket arra, hogy milyen állapotot kell fenntartaniuk, addig jellemzően nem tesznek semmit a cél érdekében. Amíg nincsenek utasítások, ellenőrzések a kívánt állapot fenntartására, addig a dolgozók nem értik a teendőiket, nem érzik át azok fontosságát.

Amikor már mindenki számára érthetőek az elvárások, adott minden eszköz a teljesítésükhöz, akkor elindulhat az új előírások szerinti munka, illetve annak ellenőrzése.

5. lépés: Fenntartás

A fenntartás célja, hogy a napi rutin részévé váljanak az addig főleg külső nyomásra, hatásra végzett feladatok. Ezáltal lehetővé válik a hatékony, folyamatos fejlődés.

Az 5S segíti az embereket rászoktatni a környezetük rendben tartására, illetve arra, hogy ne csak a közvetlen munkájukra figyeljenek, hanem törődjenek az őket körülvevő „más területtel” is. Ez a szemlélet nagyon fontos a későbbi, az 5S-re épülő rendszerek bevezetésénél. Az 5S egyrészt olyan munkakörnyezetet teremt meg, ahol sokkal könnyebb további fejlesztéseket végrehajtani, másrészt formálja a vállalati kultúrát. Jó esetben felkelti az igényt az emberekben a hatékony munkavégzés irányában, megmutatja nekik, hogy lehet másképp is dolgozni.  Az 5S alkalmazása utáni időszakban a dolgozók már alapvetően nyitottabban fogadják az új módszereket, legyen szó TPM-ről vagy Lean-ről.